10 erreurs de gestion du temps

Dans cet article, nous examinerons 10 des erreurs de gestion du temps les plus courantes, ainsi que des stratégies et des astuces que vous pouvez utiliser pour les surmonter.

Qu’est-ce que la gestion du temps?

La «gestion du temps» est le processus d’organisation et de planification de la répartition de votre temps entre des activités spécifiques. Une bonne gestion du temps vous permet de travailler plus intelligemment – pas plus dur – pour en faire plus en moins de temps, même lorsque le temps presse et que les pressions sont élevées. Ne pas gérer votre temps nuit à votre efficacité et vous cause du stress.

Il semble qu’il n’y ait jamais assez de temps dans la journée. Mais, puisque nous avons tous les mêmes 24 heures, pourquoi certaines personnes réussissent-elles tellement plus avec leur temps que d’autres? La réponse réside dans une bonne gestion du temps.

Les plus performants gèrent leur temps de manière exceptionnelle. En utilisant les techniques de gestion du temps de cette section, vous pouvez améliorer votre capacité à fonctionner plus efficacement, même lorsque le temps presse et que les pressions sont élevées.

Une bonne gestion du temps nécessite un important changement d’orientation des activités vers les résultats: être occupé n’est pas la même chose qu’être efficace . (Ironiquement, le contraire est souvent plus proche de la vérité.)

Passer votre journée dans une frénésie d’activité est souvent moins efficace, car vous divisez votre attention entre tant de tâches différentes. Une bonne gestion du temps vous permet de travailler plus intelligemment – pas plus dur – pour en faire plus en moins de temps.

Travailler plus intelligemment pour améliorer la productivité

La «gestion du temps» fait référence à la façon dont vous organisez et planifiez le temps que vous consacrez à des activités spécifiques.

Il peut sembler contre-intuitif de consacrer un temps précieux à l’apprentissage de la gestion du temps, au lieu de l’utiliser pour continuer votre travail, mais les avantages sont énormes :

• Productivité et efficacité accrues.
• Une meilleure réputation professionnelle.
• Moins de stress.
• Augmentation des possibilités d’avancement.
• De plus grandes opportunités pour atteindre d’importants objectifs de vie et de carrière.

Ne pas gérer efficacement votre temps peut avoir des conséquences très indésirables:

• Délais manqués.
• Flux de travail inefficace.
• Mauvaise qualité de travail.
• Une mauvaise réputation professionnelle et une carrière bloquée.
• Niveaux de stress plus élevés.

Passer un peu de temps à apprendre les techniques de gestion du temps aura d’énormes avantages maintenant – et tout au long de votre carrière.

Gérez-vous bien votre temps ?

Si vous êtes comme beaucoup de gens, votre réponse n’est peut-être pas complètement positive ! Vous vous sentez peut-être surchargé et vous devez souvent travailler tard pour respecter vos délais. Ou peut-être que vos journées semblent passer d’une gestion de crise à l’autre, ce qui est stressant et démoralisant.

Beaucoup d’entre nous savent que nous pourrions gérer notre temps plus efficacement; mais il peut être difficile d’identifier les erreurs que nous commettons et de savoir comment nous pourrions nous améliorer. Cependant, lorsque nous gérons bien notre temps, nous sommes exceptionnellement productifs au travail et notre niveau de stress diminue. Nous pouvons consacrer du temps à des projets intéressants et très rémunérateurs qui peuvent faire une réelle différence dans une carrière. Bref, nous sommes plus heureux !

Les 10 erreurs courantes de gestion du temps

Erreurs de gestion du temps n ° 1 : ne pas tenir une liste de choses à faire

Avez-vous déjà eu le sentiment tenace d’avoir oublié de faire un travail important? Si c’est le cas, vous n’utilisez probablement pas de liste de tâches pour vous tenir au courant. (Ou, si vous le faites, vous ne l’utilisez peut-être pas efficacement!)

L’astuce avec l’utilisation des listes de tâches réside effectivement dans la hiérarchisation des tâches sur votre liste. De nombreuses personnes utilisent un système de codage A – F (A pour les éléments hautement prioritaires, F pour les priorités très faibles). Vous pouvez également simplifier cela en utilisant A à D ou en utilisant des nombres.

Si vous avez de grands projets sur votre liste, alors, à moins que vous ne soyez prudent, les entrées pour ceux-ci peuvent être vagues et inefficaces. Par exemple, vous avez peut-être écrit «Commencer sur la proposition de budget». Mais qu’est-ce que cela implique? Le manque de détails ici peut vous amener à tergiverser ou à manquer des étapes clés. Assurez-vous donc de diviser les tâches ou les projets importants en étapes spécifiques et exploitables – vous n’oublierez pas quelque chose d’important.

Vous pouvez également utiliser des programmes d’action pour gérer votre travail lorsque vous avez plusieurs grands projets en cours. (Les programmes d’action sont des versions de «force industrielle» des listes de tâches.)

Erreurs n ° 2 : ne pas fixer d’objectifs personnels

Savez-vous où vous aimeriez être dans six mois? Qu’en est-il de cette période l’année prochaine, ou même dans 10 ans ? Sinon, il est temps de se fixer des objectifs personnels!

Fixer des objectifs personnels est essentiel pour bien gérer votre temps. Les objectifs vous donnent une destination et une vision claire du but à atteindre. Lorsque vous savez où vous voulez aller, vous pouvez gérer vos priorités, votre temps et vos ressources pour y arriver. Les objectifs vous aident également à décider sur quoi consacrer votre temps et ce qui n’est qu’une distraction.

Définissez des objectifs SMART et efficaces. Des objectifs clairement définis vous garderont motivé.

Erreurs de gestion du tempe  ° 3 : ne pas prioriser

Votre assistante vient d’entrer avec une situation de crise à laquelle elle a besoin que vous fassiez face maintenant, mais vous êtes en train de réfléchir à des idées pour un nouveau client. Vous êtes sûr que vous avez presque trouvé une idée brillante pour leur campagne de marketing, mais maintenant vous risquez de perdre le fil de votre réflexion à cause de cette «urgence».

Parfois, il est difficile de savoir comment établir des priorités, surtout lorsque vous êtes confronté à un flot de tâches apparemment urgentes. Cependant, il est essentiel d’apprendre à hiérarchiser efficacement les tâches si vous souhaitez mieux gérer votre temps.

Un outil qui vous aidera à établir efficacement vos priorités est la matrice des priorités d’action qui vous aidera à déterminer si une tâche est un travail «à remplir» à haut rendement et à haute priorité ou à faible valeur. Vous gérerez beaucoup mieux votre temps pendant la journée si vous connaissez la différence.

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Victoires rapides (impact élevé, faible effort)

Victoires rapide sont les projets les plus attrayants, car ils vous rapportent un bon rendement pour relativement peu d’efforts. Concentrez-vous sur ces derniers autant que vous le pouvez.

Grands projets (impact élevé, effort élevé)

Les grands projets donnent de bons rendements, mais ils prennent du temps. Cela signifie qu’un projet majeur peut «évincer» de nombreuses victoires rapides.

Remplissage (faible impact, faible effort)

Ne vous inquiétez pas trop de faire ces activités – si vous avez du temps libre, faites-les, mais abandonnez-les ou déléguez-les si quelque chose de mieux se présente.

Tâches ingrates (faible impact, effort élevé)

Essayez d’éviter ces activités. Non seulement ils donnent peu de retour, mais ils absorbent également du temps que vous devriez utiliser pour les gains rapides.

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Erreurs n ° 4: ne pas gérer les distractions

Savez-vous que certains d’entre nous peuvent perdre jusqu’à deux heures par jour à cause de distractions? Pensez à tout ce que vous pourriez faire si vous aviez ce temps en arrière!

Qu’elles proviennent d’e-mails, de chats par messagerie instantanée, de collègues en situation de crise ou d’appels téléphoniques de clients, les distractions nous empêchent d’atteindre le flux, qui est le travail satisfaisant et apparemment sans effort que nous faisons lorsque nous sommes engagés à 100% dans une tâche.

Si vous voulez prendre le contrôle de votre journée et faire de votre mieux, il est essentiel de savoir comment minimiser les distractions et gérer les interruptions. Par exemple, désactivez votre chat par messagerie instantanée lorsque vous avez besoin de vous concentrer et faites savoir aux gens s’ils vous distraient trop souvent. Vous devriez également apprendre à améliorer votre concentration, même lorsque vous êtes confronté à des distractions.

Erreurs  n ° 5 : la procrastination

La procrastination se produit lorsque vous reportez des tâches sur lesquelles vous devriez vous concentrer maintenant. Lorsque vous tergiversez, vous vous sentez coupable de ne pas avoir commencé; vous en venez à redouter de faire la tâche; et, finalement, tout vous rattrape lorsque vous ne parvenez pas à terminer le travail à temps.

Commencez par répondre à notre quiz sur la procrastination pour savoir si la procrastination est un problème dans votre vie. Si c’est le cas, apprenez les stratégies dont vous avez besoin pour vaincre la procrastination, avec moi, c’est une de mes spécialités.

Par exemple, une stratégie utile consiste à vous dire que vous n’allez démarrer un projet que pendant dix minutes. Souvent, les procrastinateurs ont l’impression qu’ils doivent accomplir une tâche du début à la fin, et cette attente élevée les rend dépassés et anxieux. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le fait de consacrer un peu de temps au démarrage. C’est tout!

Vous pourriez également trouver utile d’utiliser des plans d’action. Ceux-ci vous aident à diviser les grands projets en étapes gérables, de sorte qu’il soit facile de voir tout ce que vous devez faire et que vous puissiez terminer de petits morceaux à la fois. Cela peut vous empêcher de vous sentir dépassé au début d’un nouveau projet.

Erreurs de gestion du temps n ° 6 : en prendre trop

Êtes-vous une personne qui a du mal à dire «non» aux gens ? Si c’est le cas, vous avez probablement beaucoup trop de projets et d’engagements dans votre assiette. Cela peut entraîner de mauvaises performances, du stress et une baisse de moral.

Ou, vous pourriez être un microgestionnaire : quelqu’un qui insiste pour contrôler ou faire tout le travail lui-même, parce qu’il ne peut faire confiance à personne d’autre pour le faire correctement. (Cela peut être un problème pour tout le monde – pas seulement pour les managers!)

Quoi qu’il en soit, en prendre trop est une mauvaise utilisation de votre temps, et cela peut vous donner la réputation de produire un travail précipité et bâclé.

Pour arrêter cela, apprenez l’art subtil de dire – «oui» à la personne, mais «non» à la tâche -. Cette compétence vous aide à vous affirmer, tout en conservant de bons sentiments au sein du groupe. Si l’autre personne commence à s’appuyer sur vous pour dire «oui» à sa demande, apprenez à réfléchir sur votre positionnement et gardez la tête froide sous la pression.

Erreurs n ° 7 : prospérer sur « être occupé»

Certaines personnes sont pressées d’être occupées. Les délais serrés, les courriels interminables, les piles de fichiers à surveiller sur le bureau, la course effrénée à la réunion … Quel bourdonnement d’adrénaline !

Le problème est qu’une «dépendance à l’activité» signifie rarement que vous êtes efficace, et cela peut conduire au stress.

Essayez plutôt de ralentir et apprenez à mieux gérer votre temps.

Erreurs n ° 8 : multitâche

Pour maîtriser sa charge de travail, Marie écrit régulièrement des courriels tout en discutant au téléphone avec ses clients. Cependant, alors que Marie pense que c’est une bonne utilisation de son temps, la vérité est que cela peut prendre 20 à 40% de temps de plus pour terminer une liste de tâches lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois. Le résultat est aussi qu’elle accomplit mal les deux tâches – ses e-mails sont pleins d’erreurs et ses clients sont frustrés par son manque de concentration.

Donc, le mieux est d’oublier le multitâche et, à la place, concentrez-vous sur une tâche à la fois. De cette façon, vous produirez un travail de meilleure qualité.

Erreurs n ° 9 : ne pas faire de pause

C’est bien de penser que vous pouvez travailler pendant 8 à 10 heures d’affilée, surtout lorsque vous travaillez jusqu’à une date limite. Mais il est impossible pour quiconque de se concentrer et de produire un travail de très haute qualité sans donner à son cerveau le temps de se reposer et de se ressourcer.

Alors, ne rejetez pas les pauses comme une «perte de temps». Ils fournissent des temps d’arrêt précieux, ce qui vous permettra de penser de manière créative et de travailler efficacement.

S’il vous est difficile d’arrêter de travailler, planifiez des pauses pour vous-même ou définissez une alarme comme rappel. Promenez-vous rapidement, prenez une tasse de café ou simplement asseyez-vous et méditez à votre bureau. Essayez de faire une pause de cinq minutes toutes les heures ou deux. Et assurez-vous de vous donner suffisamment de temps pour le déjeuner – vous ne produirez pas un travail de qualité supérieure si vous avez faim!

Erreurs de gestion du temps n ° 10 : planifier les tâches de manière inefficace

Êtes-vous une personne du matin ? Ou trouvez-vous votre énergie reprendre une fois que le soleil commence à se coucher le soir ? Nous avons tous des rythmes différents, c’est-à-dire des moments différents de la journée où nous nous sentons le plus productifs et énergiques.

Vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps en planifiant des travaux de grande valeur pendant votre heure de pointe et des travaux à faible consommation d’énergie (comme le retour des appels téléphoniques et la vérification de vos e-mails), pendant votre période de «panne».